Charte de protection des données

ECHO SA accorde de l'importance à la protection des données à caractère personnel. Notre entreprise se conforme au Règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) ainsi que la législation applicable au plan suisse (Loi fédérale du 19.06.1992 sur la protection des données [LPD; RS 235.1] et projet de Loi fédérale sur la protection des données [P-LPD]).

Cette charte vous informe de la politique de notre entreprise en matière de traitement de données à caractère personnel et des droits qui vous reviennent en application des art. 12ss RGPD et des art. 23ss P-LPD.

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel (art. 4 al. 7 RGPD)

Vous avez la faculté de vous adresser à ECHO SA, responsable du traitement des données au sens de l'art. 4 al. 7 RGDP, pour toute question relative au contenu de la présente charte; ou pour exercer vos droits selon le chiffre 4 ci-après. Nous vous prions de vous servir à cet effet du formulaire que vous trouverez en cliquant sur le lien suivant https://echo.swiss/documents/FormulaireDataProtection-ECHO.pdf, à acheminer par voie postale ou par courrier électronique, à l'adresse suivante :

ECHO SA
Rue des Vieux-Grenadiers 8B
1205 Genève
dataprotection@echo.swiss

2. Collecte, traitement et utilisation de données à caractère personnel

2.1 Quelles catégories de données personnelles sont collectées?

ECHO SA collecte les catégories suivantes :

a. nom, prénom, adresse privée et/ou professionnelle, adresse électronique, numéros de téléphones;
b. informations personnelles dont la nationalité, date de naissance, les données de passeport et de domicile et toute information nécessaire à l'accomplissement de nos activités de conseil ou plus largement, à l'exécution de nos mandats; en matière fiscale, toutes les données concernant votre situation patrimoniale [consistance, provenance, lieu de situation] ainsi que l'état de vos revenus imposables);
c. dans une mesure limitée, les données d'utilisateur et de préférence (marketing) que nous recevons du fait de l'utilisation de notre matériel de publicité, dont l'accès à notre site Internet (cf. chiffre 3 ci-après : Newsletter, Site Internet, Cookies).

ECHO SA ne demande jamais des données personnelles relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale, aux données génétiques, à l'orientation sexuelle. Elle ne demande pas non plus des informations concernant l'existence de poursuites ou sanctions pénales ou administratives, à moins d'y être tenue par la législation applicable.

2.2 Comment les données personnelles sont-elles collectées?

ECHO SA collecte les données personnelles par les différents canaux par lesquels vous nous les communiquez. Il en va ainsi des informations :

a. que vous nous transmettez verbalement lors d'un entretien personnel ou téléphonique, par écrit, par e-mail ou de toute autre manière;
b. que votre représentant, votre conseiller ou toute personne habilitée, nous communique à votre sujet;
c. accessibles parce que publiques ou qui nous sont communiquées par des tiers, notamment lorsque notre entreprise prend des renseignements à des fins de Due Diligence;
d. recueillies lorsque vous consultez notre site Internet (cf. chiffre 3 ci-après : Newsletter, Site Internet, Cookies) et/ou
e. obtenues pour et à l'occasion de l'exécution de nos mandats.

2.3 Sur quelle base intervient le traitement des données personnelles et comment ces données sont-elles utilisées?

2.3.1 Nous utilisons les données personnelles aux fins suivantes :

a. pour améliorer votre expérience d’utilisation de nos solutions digitales et vous soumettre cas échéant des offres de services adaptées;
b. exécuter et gérer les mandats confiés (établissement d'avis de droit, de comptabilités, rédactions de lettre et activités connexes) et à toutes autres fins pour lesquelles vous nous communiquez vos données personnelles;
c. orienter nos activités selon les éléments évoqués au chiffre 3 ci-après (Newsletter, Site Internet et Cookies);
d. pour respecter les obligations que nous impose la législation applicable, dont la Loi fédérale sur le blanchiment d'argent (LBA; RS 955.0) s'agissant de nos activités d'intermédiaire financier;
e. pour garantir la sécurité des personnes (clients et collaborateurs) au sein de notre établissement (vidéosurveillance);
f. pour préserver l'intégrité de notre système de communication (dont notre site Internet);
g. pour exercer et défendre les droits légitimes de notre entreprise.

2.3.2 Nous traitons vos données personnelles pour l'un des motifs énoncés ci-après :

a. le traitement de données est nécessaire à l'accomplissement de notre mandat;
b. le traitement de données est requis en vertu de la législation applicable (LBA notamment);
c. le traitement de données sert nos intérêts légitimes, dont le développement de notre entreprise, aussi longtemps que vous ne nous signifiez pas votre opposition à l'utilisation de vos données personnelles à de telles fins [cf. chiffre 3 ci-après: Newsletters, Site Internet, Cookies], que vos intérêts légitimes ne l'emportent sur ceux de notre entreprise (droits fondamentaux notamment), cas échéant avec votre consentement exprès.

2.4 A qui vos données personnelles peuvent-elles être communiquées ?

Vos données personnelles sont susceptibles d'être partagées avec :

a. votre entourage (personnel ou professionnel, entreprise p.ex.) avec votre consentement exprès;
b. les tiers qui nous apportent leurs services dans l'exécution de nos mandats (avocats tiers, responsables IT, traducteurs, etc.);
c. les personnes autorisées à vous représenter;
d. les institutions auxquelles vous nous autorisez à communiquer vos données (banques, assurances etc.);
e. les autorités (fiscales notamment) auprès desquelles vous souhaitez que nous vous représentions.

2.5 Quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

2.5.1 Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que l'exigent les objectifs définis dans la présente charte de protection des données.
2.5.2 Dans certains cas, vos données personnelles doivent être conservées pour une durée équivalente à celle qu'exige la législation applicable; nous conservons les données personnelles transmises pour l'exécution de nos mandats, en principe pour une période de 10 ans à compter de la fin de nos mandats.
2.5.3 Il peut arriver que les données personnelles doivent être conservées pour une durée plus longue (p.ex. afin d'exercer les droits légitimes de notre entreprise).
2.5.4 En l'absence de toute base légale légitimant la conservation des données personnelles, celles-ci sont détruites, effacées ou anonymisées.

3. Newsletters, Site Internet et Cookies

3.1 Newsletter

Nous utilisons vos données de contact afin de vous faire parvenir par voie postale ou électronique (courriels) des Newsletters, des invitations à des Events ou des offres de services. ECHO SA y procède dans son intérêt légitime, cas échéant avec votre consentement exprès. Il vous est loisible en tout temps et sans indication de motifs, de vous désabonner à nos Newsletters en nous adressant un courriel à l'adresse suivante : dataprotection@echo.swiss .

3.2 Site Internet

Lors de la visite de notre site Internet à des fins d'informations, et donc lorsque vous ne vous y enregistrez pas, nous ne collectons que les données que votre navigateur communique à notre serveur. Lorsque vous n'entendez que consulter notre site Internet, nous ne collectons que les informations suivantes, qui sont nécessaires du point de vue technique, afin de vous présenter notre site et pour des motifs de stabilité et de sécurité (base légale : art. 1 al. 1, 1^ère phrase RGDP):

adresse IP dont ECHO SA ne reçoit pas les quatre derniers chiffres (de ce point de vue, les adresses IP sont anonymisées)
date et heure de la consultation du site
décalage horaire par rapport à l'heure GMT
page consultée
code ou statut http
quantité de données transférées lors de votre visite
site Internet d'origine de la demande
Navigateur (Browser)
système d'exploitation et interface
langue et version du navigateur

En cas d'erreur de fonctionnement, une information de disfonctionnement sur la page principale est conservée par le Hosting Provider pour une durée de 14 jours avec la mention "error logs", la date, l'adresse IP, la page et la nature de l'erreur. Par ailleurs, les adresses IP des visiteurs sont stockées dans un fichier de Log à des fins de maintenance technique uniquement. Ces données ne sont en aucun cas utilisées pour effectuer un tri des utilisateurs. Ces informations sont également supprimées après une durée de 14 jours.

3.3 Cookies

Notre site Internet utilise des "persistent cookies". Ce sont de fichiers-textes de taille réduite, stockés sur votre appareil. Ils permettent d'analyser l'utilisation d'un site Internet ou d'une application mobile et de sauvegarder des paramètres entre deux consultations de notre site Internet ou d'une application mobile. Les cookies ne contiennent aucune donnée personnelle. Elles ne peuvent exécuter aucun programme ou transférer des virus à votre Computer. Elles servent à rendre notre site Internet plus convivial et plus efficace lors de la consultation.

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter les cookies automatiquement. Vous avez toutefois la possibilité de configurer votre navigateur pour refuser tous les cookies en sélectionnant l'option « ne pas accepter les cookies » dans les paramètres de votre navigateur. Toutefois, si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez pas nécessairement utiliser toutes les fonctions de notre site Internet.

Même si elle utilise des cookies, ECHO SA est dispensée de recueillir le consentement des internautes du fait qu'elle respecte les conditions suivantes : (1) les utilisateurs du site sont informés que lors de leurs visites sur le site, des cookies peuvent s’installer automatiquement et être conservés temporairement en mémoire ou sur leur disque dur; ils sont informés de cette pratique et autorisent implicitement ECHO SA à employer les cookies. Ils peuvent désactiver les cookies par l’intermédiaire des paramètres figurant dans leur logiciel de navigation (mécanisme d’opposition accessible simplement, utilisable sur tous les navigateurs, et tous les types de terminaux, smartphones et tablettes compris); (2) les données collectées ne sont pas recoupées avec d’autres traitements (fichiers clients notamment); (3) les cookies déposés servent uniquement à la production de statistiques anonymes; (4) les cookies ne permettent pas de suivre la navigation des internautes sur des sites tiers; (5) l’adresse IP permettant de géo-localiser les internautes n'est pas plus précise que l’échelle de la ville (les deux derniers octets de l’adresse IP sont supprimés; ECHO SA reçoit les IP dont on retire les quatre derniers chiffres); (6) les cookies permettant la traçabilité des internautes et les adresses IP ne sont pas conservés au-delà de 13 mois; (7) les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne sont pas non plus conservées plus de 13 mois (pour toute information complémentaire : https://www.cnil.fr/fr/cookies-traceurs-que-dit-la-loi : cf. le cas des cookies de solution de mesures d'audience [analytics]).

ECHO SA a recours à des outils d'analyse d'activités sur site, qui requièrent l'utilisation de cookies (Google Analytics notamment). Les informations recueillies sont transmises à Google (fournisseur d’outil) qui les stocke sur un serveur qui peut être situé hors de Suisse (aux États-Unis). Ces informations permettent ensuite à Google de fournir à ECHO SA des rapports d'utilisation de site. Les informations recueillies sont susceptibles d’être transmises à des tiers si la loi le requiert ou si des tiers traitent ces données à la demande des fournisseurs d'outils. ECHO SA décline toute responsabilité en cas de traitement de données par un fournisseur d'outil externe. En utilisant ce site Internet ou une application mobile ECHO SA, vous acceptez l'utilisation de cookies de la façon décrite ci-dessus.

4. Vos droits

4.1 S'agissant des données que vous nous avez transmises et que nous conservons ou traitons, vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit d'accès . Vous pouvez obtenir les informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données;
Droit de rectification . Si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander à ce que ces données soient modifiées en conséquence;
Droit à l'effacement . Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, dans la limite de la législation applicable;
Droit à la limitation du traitement . Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles;
Droit à la portabilité de vos données . Vous êtes en droit de demander la communication des données personnelles que vous nous avez fournies, ou, lorsque cela est techniquement possible, le transfert de celles-ci à un tiers.

4.2 Retrait du consentement et droit d'opposition. Vous êtes en droit de retirer en tout temps le consentement donné à ECHO SA concernant le traitement de vos données personnelles. Le retrait peut être signifié à ECHO SA par courrier simple (ECHO SA, Rue des Vieux-Grenadiers 8B, 1205 Genève) ou en remplissant le formulaire de demande d'informations ci-joint à envoyer signé à l'adresse dataprotection@echo.swiss .

4.3 Droit d'opposition. Lors du traitement de données personnelles, nous nous efforçons de tenir compte de vos intérêts comme de ceux d'ECHO SA et de tout tiers. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données. Tel sera notamment le cas lorsque le traitement de vos données n'est pas nécessaire à l'exécution du contrat qui vous lie à ECHO SA. En cas d'opposition ou de retrait du consentement, nous vous prions d'en indiquer les motifs. Si l'opposition ou le retrait du consentement répond à un intérêt légitime, nous mettrons fin au traitement de données, nous l'adapterons, ou encore nous vous communiquerons les motifs pour lesquels ECHO SA maintient le traitement des données.

4.4 Si vous êtes d'avis que le traitement des données contrevient à la législation applicable, ou que vos prérogatives sont violées de quelque manière que ce soit, il vous est loisible de vous adresser à une autorité de protection des données.

5. Sécurité des données

ECHO SA a pris des mesures techniques et d'ordre organisationnel afin de protéger les données à caractère personnel contre tout accès ou traitement sans droit, contre leur perte, leur falsification ou leur destruction. En dépit de nos efforts, nous ne pouvons exclure que les informations qui nous sont transmises sous forme digitale soient lues ou utilisées par d'autres personnes. L'envoi de courriels non cryptés par Internet n'empêche pas l'accès aux informations par des tiers non autorisés. Nous recommandons par conséquent la transmission de données sensibles par voie postale.

6. Liens externes

Le site Internet de ECHO SA contient des liens vers d'autres sites Internet. Notre entreprise décline toute responsabilité concernant ces liens externes; notre entreprise n'a aucune maîtrise des contenus et de l'exploitation des sites référencés.

7. Adaptations

Cette charte sera adaptée à l'évolution de la législation applicable, aux modifications concernant les prestations de services offertes ainsi que les services aux utilisateurs. Nous vous informerons si de telles nouveautés requièrent votre consentement.

ECHO SA (12/2018)